TUGAS Resume Kulya Tamu "How to run a success project"

Diposting oleh Manajemen Proyek Teknologi Informasi on 2/29/2012 06:04:00 AM


Resume Kulia Tamu Manajemen Proyek Teknologi Informasi 24 Februari 2012
Tema : “How to run a success project”
Pada perkuliahan pertemuan empat ini  materi kulia diisi dengan kulia tamu yang dengan tema How to run a success project.
Materi-materi yang saya dapatkan adalah sebagai berikut
1.       Materi tentang proyek
Proyek merupakan aktifitas atau kegiatan yang menyatukan berbagai sumber daya yang dimiliki dan didukung oleh organisasi untuk melakukan kegiatan. Proyek itu sendiri bersifat dinamis. Sedangkan agar suatu  proyek dapat berjalan dengan baik sewaktu proses pengerjaannya, proyek harus menggunakan standar proyek manajemen seperti standar PMBOK (Project Management Body of Knowlede)
2.       Konsep Pengenalan Proyek
a.       Tujuan penggunaan PMBOX Guide
b.      Proyek itu
·         Memperhatikan Pembiayaan/ anggaran
·         Ada jangka waktu
·         Mempunyai Scope yang jelas
·         Memperhatikan Kualitas
·         Mempunyai Gol yang spesifik
·         Dapat diuraikan dengan jelas
·         Hasil yang deliverable dan terstruktur
·         Direncanakan, dilaksanakan dan dikendalikan
c.       Sifat dari proyek itu sediri
·         Spesifik
·         Dinamis
·         Unik
·         Mempunyai bisnis gol

Didalam perencanaan proyek suatu proyek harus mempunyai tanggal star dan tanggal finish artinya proyek itu dikerjakan pada waktu yang telah dtentukan. Ada beberapa alasan mengapa pentingnya penentuan tanggal start dan finis dalam proyek
·         Untuk menentukan metode proyek yang sesuai
Suatu proyek haru dekerjakan menggunakan metode yang sesuai saat pelaksanaannya sehingga alokasi waktu yang dibutuhkan menjadi penentuan metode mana yang sesuai dengan proyek tersebut. Dengan menentukan tanggal start dan finish step-step pengerjaan projek akan disesuaikan dengan metode yang digunakan saat pelaksanaan proyek tersebut.
·         Untuk mengatur kebutuhan tingkat Human Resource
Kebutuhan human resource merupakan hal yang harus diperhatikan agar suatu proyek dapat berjalan dengan lancar. Dengan adanya kesesuaian antara kebutuhan dan limit waktu yang telah ditentuka diawal proyek diharapkan proses pengerjaan proyek data berjalan seperti yang diharapkan.
·         Untuk menyesuaikan laundry
Penyesuaian rantai kebutuhan dalam pengerjaan suatu proyek harus sesuai dengan waktu yang telah direncanakan sehingga ketika suatu proyek sudah ditetapkan tanggal start dan finishnya manajer dapat mengatur rantai kebutuhan suatu proyek. Dengan adanya penentuan rantai kebutuhan ini diharapkan akan mengurangi atau menghiangi resiko kerusakan dari sumber daya yang diperlukan. Penenuan tanggal start dan finish juga berguna agar human resource dapat digunakan pada waktu yang telah ditentukan
3.       Contoh proyek
·         Pengembangan produk baru/jasa
·         Perubahan struktur organisasi di suatu instansi
·         Perencanaan sarana transportasi
·         Pengembangan system informasi
·         Peningkaan produktifitas target berkala


komentar (0)

TUGAS 2 - Outsourcing (and in-sourcing) Proyek Teknologi Informasi

Diposting oleh Manajemen Proyek Teknologi Informasi on 2/21/2012 06:01:00 AM

Oleh : Rudi Hartono, NRP 5210100092 & Oleh : Januar Randra Satriawan, NRP : 5210100105
Outsourcing adalah sebuah metode yang digunakan dalam memperkerjakan karyawan diarea atau tempat yang berbeda untuk melakukan pekerjaan yang diharapkan dari seorang staff biasa.
Jika anda adalah seorang pengusaha pastinya anda ingin menemukan cara untuk mengembangkan usaha anda, banyak para pengusaha diluaran sana yang selalu mengorbankan waktu dan energi mereka untuk menemukan sebuah cara mengembangkan usahanya. Namun saja tidak banyak pengusaha yang memiliki cukup waktu untuk mengembangkan usaha ataupun bisnis mereka, jika anda adalah salah satu dari mereka anda harus memiliki strategi yang kreatif, dan outsourcing adalah salah satu strategi yang kreatif yang harus anda miliki.
Sebuah kunci kesuksesan dalam bagaimana untuk mengembangkan usaha atau bisnis adalah untuk bertujuan meminimalkan biaya dan untuk meningkatkan produksi. Bila Anda menempatkan orang yang tepat untuk melakukan sebuah pekerjaan dari usaha anda, hal ini akan menghasilkan output atau target lebih cepat dan juga tidak terlalu banyak membuang waktu.
Dengan outsourcing anda juga dapat menggunakannya untuk membantu tim kerja yang telah ada, dimana saat-saat tim kerja dari usaha atau bisnis anda memerlukan bantuan dalam memenuhi pencapaian target atau goal perusahaan.
Outsourcing adalah salah satu solusi untuk mencapai tujuan tersebut dan anda dapat meningkatkan produksi dengan mendapatkan karyawan yang tepat untuk pekerjaan melalui outsourcing. Dengan menggunakan outsourcing adalah salah satu solusi yang tepat dan terbaik tentang bagaimana untuk mengembangkan usaha atau bisnis Anda.
Untung Rugi Sistem “Outsourcing” 
Dengan menggunakan tenaga kerja outsourcing, perusahaan tidak perlu repot menyediakan fasilitas maupun tunjangan makan, hingga asuransi kesehatan. Sebab, yang bertanggung jawab adalah perusahaan outsourcing itu sendiri.

Meski menguntungkan perusahaan, namun sistem ini merugikan untuk karyawan outsourcing. Selain tak ada jenjang karier, terkadang gaji mereka dipotong oleh perusahaan induk. Bayangkan, presentase potongan gaji ini bisa mencapai 30 persen, sebagai jasa bagi perusahaan outsourcing. Celakanya, tidak semua karyawan outsourcing mengetahui berapa besar potongan gaji yang diambil oleh perusahaan outsourcing atas jasanya memberi pekerjaan di perusahaan lain itu.

Sistem Kerja Outsourcing

Sistem perekrutan tenaga kerja outsourcing sebenarnya tidak jauh berbeda dengan sistem perekrutan karyawan pada umumnya. Perbedaannya, karyawan ini direkrut oleh perusahaan penyedia tenaga jasa, bukan oleh perusahaan yang membutuhkan jasanya secara langsung. Nanti, oleh perusahaan penyedia tenaga jasa, karyawan akan dikirimkan ke perusahaan lain (klien) yang membutuhkannya.

Dalam sistem kerja ini, perusahaan penyedia jasa outsource melakukan pembayaran terlebih dahulu kepada karyawan. Selanjutnya mereka menagih ke perusahaan pengguna jasa mereka.

Karyawan outsourcing biasanya bekerja berdasarkan kontrak, dengan perusahaan penyedia jasa outsourcing, bukan dengan perusahaan pengguna jasa.

Bagi anda yang berniat mencari pekerjaan via perusahaan outsourcing, sebelum menanda tangani perjanjian kerja, ada baiknya anda perhatikan sejumlah point berikut ini:

• Jangka waktu perjanjian.

Pastikan perjanjian sesuai dengan masa kerja yang ditawarkan. Perjanjian kerja antara karyawan outsourcing dengan perusahaan penyedia jasa biasanya mengikuti jangka waktu perjanjian kerjasama antara perusahaan penyedia jasa dengan perusahaan pemberi kerja. Hal ini dimaksudkan apabila perusahaan pemberi kerja hendak mengakhiri kerja samanya dengan perusahaan penyedia jasa, maka pada waktu yang bersamaan, berakhir pula kontrak kerja antara karyawan dengan perusahaan pemberi kerja.
Penyedia Jasa Outsourcing
 Jangan terlalu membatasi diri dengan tenaga kerja yang terjangkau yang hanya didapat memperoleh secara lokal, jasa outsourcing terbaik melalui outsourcing indonesia PT. Terminal Jasa yang dapat diandalkan karena team profesional, terampil dan berbakat sedang menunggu untuk bergabung dengan pekerjaan dari perusahaan atau bisnis Anda.
Outsourcing Adalah Solusi TerbaikHubungi kami disini untuk request jasa outsourcing kami untuk perkembangan dan kelancaran bisnis atau perusahaan anda.
Atau dengan kata lain Outsourching ialah penyerahan pekerjaan pada pihak ketiga dengan segala ketentuan dari perusahaan yang membutuhkan outsourcing, sedangkan Insourcing adalah pengembangan proyek IT perusahaan yang hanya melibatkan orang dalam perusahaan atau organisai, dalam proyek ini perusahaan dapat memnggunakan keduannya tergantung kebutuhan penggunaan dan sumber daya dari perusahaan tersebut, tantangan dari proyek outsourcing ataupun insourcing 
    jika menggunaka outsourcing Kontrak jangka panjang, vendor menawarkan kontrak dalam jangka waktu yang relative panjang, dengan biaya yang mahal pemutusan kontrak yang menyebabkan perusahaan tidak memiliki pilihan selain menjalankan kontrak sampai selesai, aplikasinya dapat ditiru pesang pengguna outsourcing tersebut jika menggunaka insourching ialah Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama, Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan.
·         Contoh Studi Kasus TI Beserta Solusi IT-nya
Dalam dunia perbankan sistem informasi berbasis komputer digunakan di semua divisi di dunia perbankan, sistem informasi yang paling penting dan wajib dimiliki oleh bank adalah core banking system sebagai system paling utama di perbankan(sebagai tulang punggung), core banking ini memiliki aplikasi operasional bank seperti tarik, setor tabungan, pelayanan transfer, pembukuan dll.

dalam perbankan indonesia core banking system ada yang dari pengembangan sendiri(insourcing) atau dibeli dari pihak ketiga (outsourcing)

di Perbankan juga sering melakukan modifikasi dari outsourcing ini dengan melakukan perjanjian dengan vendor dimana tim IT bank tersebut dapat melakukan perubahan atas sistem yang telah dibelinya dan sepenuhnya menjadi milik bank.  Modifikasi ini diperlukan untuk menyesuaikan dengan kebutuhan organisasi atau ketentuan regulator.

sebagai upaya mengefisiensi dalam penggunaan outsourcing untuk pengembangan sistem dengan melakukan kontrak pada vendor sesuai dengan kemampuan bank dalam keuangan dan tim IT nya. jika bank memiliki tim IT akan membeli sistemnya saja dan perawatan dan pengembangan dilakukan tim IT bank sendiri.
dari study kasus diatas outsourching dalam dunia IT tidak bisa dilihat sebelah mata karena peranan outsourcing dunia IT sangat membawah pengaruh besar dalam dunia perbankan jika bank - bank tidak memiliki tim IT yang handal dan berpengalaman, selain hal itu ada sisi buruknya jika pihak perbankan terus - terusan bergantungan pada pihak outsourcing karena bisa mematikan karya dan keahlian tim IT yang dimiliki oleh bank tersebut,dengan demikian sebagai tim IT dari bank harus lebih giat lagi berusaha untuk mencapai titik keinginan yang diinginkan.
itulah study kasus yang sederhana yang saya tuliskan di blog ini, semoga dapat memberi pencerahan, 
terimakasih...
sumber 
  •  http://blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/28/penerapan-outsourcing-pada-sistem-informasi/
  •  Project Management for Information Systems 5th Edition by Cadle and Yeates (halaman 3 – 11)
  • http://terminaljasa.com/blog/outsourcing-adalah/



komentar (0)

TUGAS 1 - Konsep Dasar Proyek Teknologi Informasi

Diposting oleh Manajemen Proyek Teknologi Informasi on 2/16/2012 10:41:00 PM

Oleh Rudi Hartono, NRP 5210100092 

Definisi Proyek
 Proyek merupakan aktifitas atu kegiatan yang menyatukan berbagai sumber daya yang dimiliki dan didukung oleh organisasi untuk melakukan kegiatan serta mencapai tujuan tertentu pada waktu yang telah ditetapkan.

Proyek dan Operasi (artikel masih dalam perbaikan)

Manajemen Proyek
Manajemen Proyek merupakan suatu rangkaian manajemen yang mencakupi tiga komponen kerangka manajemen proyek yakni
Tujuan Manajemen Proyek, tujuan manajemen proyek TI mencakup empat komponen yaitu ruang lingkup, biaya, kualitas dan waktu. Berhasil atau tidaknya suatu manajemen proyek bergantung dari keempat komponen tersebut. Suatu manajemen proyek dikatakan berhasil apabila ruang lingkup yang ditetapkan tercapai yaitu sesuai dengan ruang lingkup yang telah ditetapkan , kualitas yang diinginkan dapat terpenuhi, selesai sesuai jadwal yang telah  ditentukan dan menghabiskan dana sesuai dengan jumlah yang telah dialokasikan sebagai biaya dari aktifitas manajemen tersebut.

Proses manajemen proyek, manajemen proyek yang berbasis teknologi informasi (TI)  dilakukan pada fase-fase pelaksanaan proyek yang mencakup  fase inisiasi proyek, perencanaan proyek, pelaksanaan proyek, pengendalian proyek dan penyerahan proyek.
Pengetahuan manajemen proyek. Area pengetahuan (Knowledge area) yang diperlukan dalam mengelola sebuah proyek, terdapat delapan aspek pengetahuan yaitu manajemen ruang lingkup, manajemen kualitas, manajemen waktu, manajemen biaya, manajemen komunikasi, manajemen sumberdaya manusia, manajemen resiko dan manajemen pengadaan.
Ketiga konteks tersebut merupakan satu kesatuan dalam memahami proyek dan menyatu dalam manajemen proyek terintegrasi (Integrated Project Management).

Karakteristik Proyek
Untuk memahami lebih jauh tentang konsep proyek, berikut merupakan atribut-atribut dari proyek:
• Proyek memiliki tujuan unik. Proyek merupakan pekerjaan yang tidak sederhana dan memiliki tujuan spesifik. Produk atau output yang dihasilkan dari sebuah proyek harus didefinisikan secara jelas tentang. Contohnya, proyek komputerisasi pemilu, memiliki tujuan menyediakan sarana baik hardware, software jaringan untuk perhitungan suara dari tingkat kecamatan sampai pusat secara otomatis.
• Proyek bersifat sementara. Proyek harus didefinisikan kapan dimulai dan kapan selesainya. Proyek bukanlah sebuah proses yang berkelanjutan. Dalam contoh proyek komputerisasi pemilu diatas, perlu ditetapkan kapan proyek harus segera dimulai dan kapan produk harus diselesaikan agar pada saat akan digunakan sudah siap dan dipastikan akan berjalan sesuai yang diharapkan.
• Proyek memerlukan alat bantu kontrol. Alat bantu seperti gantt charts atau PERT charts diperlukan dalam sebuah proyek untuk mengukur dan pengendalian.
• Proyek memerlukan sumber daya yang bersifat ad-hoc dan lintas disiplin ilmu. Proyek membutuhkan sumberdaya dari berbagai area atau bidang meliputi manusia, hardware, software dan aset-aset lainnya yang bersifat sementara. TIM akan dinyatakan bubar setelah proyek selesai. Banyak proyek melibatkan antar departemen atau instansi-instansi lain dan memerlukan tenaga dari berbagai keahlian yang bisa secara full-time pada posisinya. Dalam contoh proyek komputerisasi pemilu, melibatkan berbagai keahlian antara lain bidang TI, hukum, politik dan sebagainya.
• Proyek memiliki sponsor utama. Kebanyakan proyek terdapat pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholder), tetapi salah satunya ada yang sebagai sponsorship yang menyediakan arahan dan mendanai proyek.
• Proyek mengandung ketidakpastian. Karena proyek memiliki karakteristik khusus, sering kali sulit mendefinisikan tujuan secara jelas, mengestimasi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek, berapa biaya yang diperlukan. Faktor-faktor tersebut sering sebagai penyebab munculnya kendala atau tantangan apalagi proyek yang melibatkan teknologi yang relatif baru.
Tiga Batasan Proyek
Terdapat tiga konteks pemahaman dalam sebuah kerangka proyek, yaitu :
a. Tujuan Manajemen Proyek, tujuan manajemen proyek TI mencakup empat komponen yaitu ruang lingkup, biaya, kualitas dan waktu. Ukuran keberhasilan proyek apabila ruang lingkupnya tercapai , kualitasnya terpenuhi, selesai sesuai jadwal dan menggunakan dana sesuai dengan yang disediakan.
b. Proses manajemen proyek, manajemen proyek TI mengacu pada fase-fase pelaksanaan proyek yang mencakup fase inisiasi proyek, perencanaan proyek, pelaksanaan proyek, pengendalian proyek dan penyerahan proyek.
c. Pengetahuan manajemen proyek. Area pengetahuan (Knowledge area) yang diperlukan dalam mengelola sebuah proyek, terdapat delapan aspek pengetahuan yaitu manajemen ruang lingkup, manajemen kualitas, manajemen waktu, manajemen biaya, manajemen komunikasi, manajemen sumberdaya manusia, manajemen resiko dan manajemen pengadaan.
Ketiga konteks tersebut merupakan satu kesatuan dalam memahami proyek dan menyatu dalam manajemen proyek terintegrasi (Integrated Project Management).

Strategi dan Proyek (artikel masih dalam perbaikan)

Keahlian Manajer Proyek
Manajer proyek adalah seseorang yang memiliki tanggung jawab terbesar atas pelaksanaan proyek. Pekerjaan utama dari manajer proyek adalah mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan proyek dari awal sampai selesai. Hal-hal yang perlu dilakukan seorang manajer proyek adalah :

a. Manajer proyek harus mendefinisikan proyek, membreakdown proyek menjadi serangkaian tugas(tasks) yang mudah dikelola, memperoleh sumberdaya yang dibutuhkan, dan membentuk tim kerja untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut.
b. Manajer proyek harus menetapkan tujuan akhir dari proyek dan memitivasi anggota tim kerja untuk menyelesaikan proyek tepat waktu
c. Manajer proyek harus menginformasikan kepada stakeholder tentang perkembangan pelaksanaan proyek secara periodik.
d. Manajer proyek harus mengenali resiko yang mungkin terjadi dan meminimalkan dampak terhadap penyelesaian proyek.
e. Manajer proyek harus beradaptasi terhadap perubahan-perubahan, karena tidak ada proyek yang 100% berjalan sesuai dengan yang direncanakan.
Berkaitan dengan tugas-tugas seorang manajer, maka area kemampuan yang perlu dimiliki oleh seorang manajer adalah: kepemimpinan, manajemen orang (konsumen, suplier, manajer dan kolega), komunikasi , negosiasi, perencanaan, manajemen kontrak, pemecahan masalah dan berpikir kreatif). Banyak kesalahan terjadi dalam mengelola sebuah proyek yang menyebabkan sering menjadi hambatan. Hambatan-hambatan yang mungkin terjadi adalah:

a. komunikasi yang tidak baik (Poor communication)
b. persetujuan yang tidak jelas (Disagreement)
c. kesalahpahaman (Misunderstandings)
d. suasana yang tidak mendukung (Bad weather)
e. pemogokan kerja (Union strikes)
f. konflik pribadi (Personality conflicts)
g. manajemen yang tidak baik (Poor management)
h. definisi sasaran dan tujuan tidak jelas (Poorly defined goals and objectives)

Manajer proyek yang baik tidak menghindari semua resiko, tetapi menyiapkan proses dan prosedur standart untuk berusaha mencegah resiko yang mungkin terjadi seperti:

a. Keterlambatan penyelesaian proyek, pembekakkan anggaran atau keingingan konsumen tidak terpenuhi.
b. Tidak konsisten antara proses dan prosedur yang digunakan manajer proyek
c. Proyek tidak bermanfaat dan membuang-buang waktu dan biaya
d. Tidak sinerginya faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi proyek.
Tabel dibawah ini menampilkan faktor-faktor yang menyebakan kegagalan sebuah proyek


komentar (0)

ABOUT

Diposting oleh Manajemen Proyek Teknologi Informasi on 2/16/2012 06:00:00 AM

Nama         : Rudi Hartono
Kelas         : Manajemen Proyek Teknologi Informasi (A)
Jurusan      : Sistem Informasi 
Fakultas     : FTIF ITS

Tujuan Pembuatan Blog

Pembuatan blog ini bertujuan sebagai sarana untuk menuliskan, mengevaluasi pembelajaran-pembelajaran yang didapatkan dari perkulyahan Manajemen Proyek Teknologi Informasi, serta sebagai sarana dosen pengajar untuk melakukan evaluasi kepada peserta didiknya.

komentar (0)

Langganan: Postingan (Atom)

Search